5 Tipps & Tricks für dein Event­mar­ke­ting

Nicht zuletzt aufgrund der „Sozialen Distanz“, die pandemiebedingt die Durchführung von Events erschwerte, kehrt die Veranstaltungssaison mit vollem Schwung zurück. Man freut sich geradezu darauf, Kolleg:innen aus der Branche wiederzutreffen, neue kennenzulernen, fachzusimpeln oder einfach nur zu plaudern. Das ist gut, macht die Veranstaltung von Events aber etwas inflationär, es gibt also recht viele davon. Wie schafft man es also, möglichst viele Gäste zu mobilisieren? Wir haben 5 Tipps für ein erfolgreiches Eventmarketing für dich.

1 | Die Basis: Webseite

Wenn irgendwo im Wald ein Baum umgefallen ist und keiner darüber berichtet, ist er dann wirklich umgefallen? Diese kommunikationswissenschaftliche Fragestellung lässt sich auch leicht auf dein Event anwenden. Wenn irgendwo dein Event stattfindet und niemand davon erfahren hat, hat es wirklich stattgefunden? Oder anders gefragt: wie traurig sind die Veranstalter:innen, wenn sie das Buffett alleine leeren müssen?

Schritt eins zum gut besuchten Event ist also die Webseite! Man kennt es ja aus eigener Erfahrung: wenn man von einem Event gehört hat, dazu aber keine Webseite findet, findet man das zutiefst mysteriös. Habe ich mich vielleicht verhört oder etwas falsch in Erinnerung?

Keine Angst, es muss sich nicht um einen kostenintensiven Webauftritt handeln, bloß um eine Seite, auf der alle wichtigen Informationen und etwaige Neuigkeiten schnell und einfach ersichtlich sind. Zu diesen Punkten gehören:

• Wo und wann findet das Event statt.
• Wann beginnt es genau (Einlass, Podiumsdiskussionen, spezielle Einlagen) – gerade nach diesen Facts suchen Besucher:innen kurz vor Beginn des Events am häufigsten.
• Wie erfolgt die Anmeldung (vielleicht gibt es sogar eine eigene App zum Download, zumindest aber einen Link mit persönlicher Anmeldung oder der Verweis auf eine Facebook-Veranstaltungsseite).

Webseiten wie diese kann man meist „inhouse“ selbst erstellen oder mit einer Agentur umsetzen. Setze die Erstellung am besten an den Beginn deiner To-Do-Liste rund um dein Event, da die Adresse auf allen darauffolgenden Werbemitteln bereits kommuniziert werden sollte.

2 | Das Einfachste: eigene Kommunikationsmittel nutzen

Der einfachste und wohl auch effizienteste Weg, deine bestehenden Kund:innen von deinem Event zu informieren, sind die bereits bestehenden Kommunikationskanäle. Gibt es vielleicht regelmäßige Newsletter, in denen man die Veranstaltung bereits früh ankündigen kann? Kann man den einen oder anderen Ankünderpost im Feed seiner Social-Media-Seite platzieren? Wird vielleicht ein Kundenmagazin publiziert, in dem man dem Happening sogar einen Ein- oder Doppelseiter widmen könnte? Wichtig hier ist es, nicht zu übertreiben. Ja, das Event ist wichtig, es jedoch monatelang in jeder Kommunikation zigfach zu erwähnen, könnte zu einem gewissen Überdruss führen, vor allem wenn einige Kund:innen längst angemeldet sind. 

Um nochmals auf den sehr wichtigen Punkt „frühe Ankündigung“ zurückzukommen, hier gilt wohl je früher desto besser, denn wie bereits eingangs erwähnt, herrscht im Veranstaltungskalender ein großer Konkurrenzkampf. Steht das Event bereits rot eingeringelt im Jahreskalender des/der Kund:in, hat man schon gewonnen. Hat sich diesen Spot schon jemand anderer gesichert, wird es schwierig (siehe selbstzuessendes Buffet).

3 | Der Tricky-Part: Neue Leute erreichen

Natürlich freut man sich, bekannte Gesichter auf seiner Veranstaltung zu sehen. Doch auch neue Gesichter bringen einen geschäftlich weiter. Diese potentiellen Eventbesucher:innen erreicht man natürlich nicht über die eigenen CRM-Kanäle (also über Bestandskundenpflege). Da es sich bei der Neukundenakquise um ein sehr diversifiziertes Feld handelt und den Rahmen dieses kleinen Unterpunktes sprengen würde, nur soviel: Wer könnten die potentiellen Neukund:innen sein und wie erreiche ich sie? Egal, ob ich sie mit speziellen Targetings via Social-Media-Anzeigen anspreche oder mit taktisch klug platzierten Out-of-Home-Kampagnen (siehe unsere Artikel zum Thema Außenwerbung), wenn ich nicht weiß, wer die Besucher:innen in spe sein sollen, wird es schwierig, teuer und hat wenig Aussicht auf lange Schlangen beim Einlass. 

4 | Die Königsklasse: Persönliche Einladungen

Kommen wir wieder zurück zum Thema Platzsicherung im Eventkalender 2023. Wenn du dir überlegst, wie viel dir ein/e loyale/r Kund:in finanziell, aber auch persönlich bringen kann, dann spare nicht bei der Erstellung von Einladungen. Gerade hier kann man sich kreativ so richtig austoben, hochwertige bzw. zum Thema passende Materialien wählen. Schon das Öffnen der Einladung soll zum Event werden, mit Personalisierungen fühlt sich der/die Leser:in wertgeschätzt und lässt das Druck(kunst)werk nicht gleich im Altpapier verschwinden.

Bist du selbst vielleicht nicht der/die Richtige, um solche Einladungen zu gestalten, gibt es sicher Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen, die es liebend gerne übernehmen würden. Ist das nicht der Fall, gibt es auch für diesen Anlass zahlreiche Agenturen, die tatkräftig zur Seite stehen. Und nochmal: Persönliche Einladungen sollten nicht aus Kostengründen vernachlässigt werden, dafür sind sie einfach zu wichtig!

5 | Der Aufheizer: Blicke hinter die Kulissen

„Die lebensgroße Eisskulptur und die Feuerschlucker:innen sind bereits eingetroffen“. Auch wenn es sich nicht immer um solch publikumswirksame Neuigkeiten handelt, sie sind es wert über Social-Media-Kanäle kommuniziert zu werden. Apropos Social Media – gerade bei Veranstaltungen lohnt es sich, auf Facebook eine Veranstaltungsseite zu eröffnen. Hier können Besucher:innen immer am neuesten Stand bleiben, sich vernetzen, einsehen, wer noch zugesagt hat (gäbe es da nicht die wenig nützliche aber oft genutzte Möglichkeit des „vielleicht“ bei den Zusageoptionen) und rechtzeitig an die Veranstaltung erinnert werden. Zwar sollte eine solche Facebookseite die Webseite nicht gänzlich ersetzen, ergänzen kann sie diese aber auf alle Fälle.

Mit dem Blick hinter die Kulissen kann man das Interesse am Event immer wieder neu entfachen. Wurde zum Beispiel ein sehr interessanter Speaker geladen oder ein exklusiver Caterer gebucht, sind das Neuigkeiten, die eine gewisse Relevanz für die Zusagen, aber auch für noch Unentschlossene haben. Und ja, Eisskulpturen und Feuerschlucker:innen sind natürlich nie verkehrt…