Brief­pa­pier

Briefpapier bedrucken

Beim Thema Branding ist das passende Briefpapier neben Visitenkarten und Firmenschilder eines der wichtigsten Druckprodukte. Denn mit bedrucktem Briefpapier vermitteln Sie das passende Image für Ihr Unternehmen und können dabei wichtige Informationen, die auf jedem Briefpapier vorhanden sein müssen (z. B. Kontaktdaten), vordrucken. 

Was sollte auf das Briefpapier gedruckt werden?

Sobald ein Brief von einem Unternehmen an eine bestimmte Person gerichtet hat, müssen laut österreichischem Gesetz bestimmte Angaben im Brief inkludiert sein. Dies gilt zum Beispiel für Rechnungen, Angebote, Preislisten und vielem mehr. Folgende Informationen sind Pflicht und werden somit i. d. R. vorgedruckt:

• die Firma
• die Rechtsform
• den Firmensitz (gemäß Firmenbuch)
• die Firmenbuchnummer
• das Firmenbuchgericht
• befindet sich das Unternehmen in Liquidation, muss dies als Hinweis hinzugefügt werden

Unadressierte Briefe (z. B. Postwurf) müssen diese Bestimmungen nicht erfüllen. Meist ist es aber dennoch sinnvoll, zumindest Logo, Firmennamen und Kontaktdaten auf das Briefpapier zu drucken.

Was sollte bei der Gestaltung von Briefpapier beachtet werden?

Einige Empfehlungen für die Gestaltung von Briefpapieren finden Sie in der DIN 5008 Norm:

Briefkopf

Hier befindet sich Ihr Unternehmenslogo. In dem meisten Fällen wird es rechtsbündig platziert.

Kontaktdaten/Informationsfeld

Kontaktdaten wie Unternehmensname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer finden rechts – meist direkt unter dem Logo – ihren Platz.

Absender- und Anschriftenfeld

Links auf dem Briefpapier befindet sich zumeist (mit 45 mm Abstand zum oberen Rand) das Absenderfeld mit Name und Adresse des Absenders. Gleich danach steht das Anschriftenfeld mit Name und Adresse des Adressaten. Diese beiden Felder werden selten bereits auf das Briefpapier vorgedruckt. Abhängig davon, wie häufig dieselben Angaben gemacht werden, kann es jedoch sinnvoll sein.

Tipp: Die Schriftgröße dieser Felder sollte nicht zu groß ausfallen, da beide Felder im Fenster eines Kuverts (85 × 40 mm) erkennbar sein sollten.

Brieffuß

Alle Informationen, die laut Gesetz in adressierten Geschäftsbriefen inkludiert werden müssen, wie beispielsweise die Firmenbuchnummer sowie weiterführende Informationen wie IBAN und BIC, finden im Brieffuß ihren Platz.

Gestaltungstipps für ansprechendes Briefpapier

Abgesehen von den praktischen Aspekten beziehungsweise der DIN 5008 Norm, gibt es einige Best Practices, die Ihnen dabei helfen, ein ansprechendes Briefpapier zu designen:

• Corporate Design kommt zuerst: Das Briefpapier ist Teil der Unternehmenskommunikation. Dementsprechend sollte es auch Branding-Vorgaben beachten und sich an bestehenden Druckprodukten orientieren.
• Simpel ist besser: Komplexe Formen und Designs lenken von dem eigentlichen Inhalt des Briefes ab. Ein minimalistisches Design kann dagegen den Inhalt in Szene setzen, ohne ihn zu überwältigen.
• Veredelungen: Einzelne Akzente können durch Pantone- oder HKS-Sonderfarben gesetzt werden, ohne vom Inhalt abzulenken. Für einen sehr edlen Auftritt kommen auch gold- oder silberfarbene Briefpapiere infrage.
• Lesbare Schriften: Adressaten fällt es einfacher, Ihren Brief zu lesen, wenn Sie leicht lesbare, schnörkellose Fonts verwenden. Kursivschriften im Fließtext sind meist kontraproduktiv. Auch die Größe der Fonts sollte im lesbaren Bereich bleiben (10-12 pt.).
• Druckmöglichkeiten im Unternehmen: Ein Briefpapier mit hoher Grammatur (Gewicht pro m²; z. B. 320 g/m²) wirkt äußerst hochwertig, ist aber nur dann sinnvoll, wenn der Drucker im Unternehmen das Briefpapier auch bedrucken kann.
• Doppelseitige Briefpapiere: Werden Geschäftsbriefe in Ihrem Unternehmen überwiegend doppelseitig gedruckt, sollte das Briefpapier ebenfalls doppelseitig designt werden.

Welche Papiersorten stehen zur Auswahl?

Während das Design das Auge anspricht, ist das Papier entscheidend für die Haptik. Papier mit einer höheren Grammatur (Gewicht pro m²), speziellen Beschichtungen (z. B. extra matt) oder aus besonderen Materialien (z. B. Leinen) wirkt besonders hochwertig. Eine kostengünstige Alternative sind dagegen Volumen- oder Recyclingpapier. Folgend eine Übersicht der gesamten Auswahl:

• 90 g Volumenpapier: hochweiß, holzfrei
• 90 g Recyclingpapier: 100% österreichisches Altpapier, chlorfrei
• 100 g Premium Munken: edles, cremeweißes Papier, holz- und chlorfrei
• 115 g Premium Feel: exklusives Premiumpapier, matte Oberfläche, chlorfrei
• 100 g Premium Leinen weiß: chlor- und säurefrei, mit klassischer Leinenprägung
• 100 g Premium Laid weiß: holzfrei, chlor- und säurefrei, mit feiner Rippung
• 100 g Premium Felt weiß: holzfrei, chlor- und säurefrei, mit klassischer Filzoberfläche

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Bilder und Fotos auf Papiersorten mit rauer Oberfläche in geringerer Qualität dargestellt werden könnten als auf Kunstdruckpapier.

Welche Möglichkeiten zur Veredelung gibt es?

Mithilfe von Sonderfarben und Veredelungen kann jedes Briefpapier zu etwas Besonderem werden. Folgende Optionen werden dafür angeboten:

• 5/0-farbig CMYK + silber
• 5/0-farbig CMYK + gold
• 5/0-farbig CMYK + 1 x HKS 
• 5/5-farbig CMYK + 1 x HKS 
• 6/0-farbig CMYK + 2 x HKS
• 6/6 farbig CMYK + 2 x HKS
• 5/0-farbig CMYK + 1 x Pantone

Welche weiteren Druckoptionen gibt es?

Neben der Art des Papiers und Veredelungsmöglichkeiten haben Sie folgende Optionen für die Gestaltung Ihres Briefpapiers:

• 4 Formate: DIN A5 (148 mm x 210 mm), DIN A4 (210 mm x 297 mm), DIN A6 (105 mm x 148 mm), DIN large (105 mm x 210 mm)
• optionale Lochung: 2-fach oder 4-fach
• einseitig oder beidseitig bedruckt
• bestellbar ab 250 Stück (Offsetdruck)

Tipp: Vergessen Sie nicht, bei der Wahl des Formats für Ihr Briefpapier das Format Ihrer Kuverts zu berücksichtigen.