Checkliste: So planen Sie Ihr Event

5 Min 
Checkliste: So planen Sie Ihr Event

Ein Event zu planen und umzusetzen ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. An alles zu denken und gleichzeitig den Überblick zu behalten ist eine wahre Herausforderung. Planen Sie deshalb Ihr Event frühzeitig und detailliert.

Wie Sie diese Aufgabe am besten angehen? Ganz einfach: Wir unterstützen Sie mit unserer Checkliste und geben Ihnen Tipps für Ihre Eventorganisation.

Mit diesen 10 Schritten behalten Sie bei der Planung Ihres Events den Überblick:

 

1. Stellen Sie sich Fragen: Wer ist meine Zielgruppe?

Ganz am Anfang, sogar noch vor Beginn der Event-Organisation, sollte die Fragen stehen: Welches Ziel verfolge ich mit meiner Veranstaltung? Und wer ist folgedessen meine Zielgruppe? Je genauer Sie Ziel und Zielgruppe definieren, umso besser können Sie Ihre Veranstaltung danach ausrichten und konkret planen. 

2. Machen Sie ein grobes Konzept: Ablauf, Anzahl der Teilnehmer & Budget

Verlieren Sie sich zu Beginn noch nicht in Details, sondern erstellen Sie zunächst ein grobes Konzept für die Veranstaltung.

  • Wie soll das Event ungefähr ablaufen?
  • Wie viele Teilnehmer sollen in etwa kommen?
  • Wie viel Budget steht für die Veranstaltung zur Verfügung?

Anhand dieser Informationen können Sie die ersten, wichtigen Eckdaten für Ihr Event wie möglicher Ort und Termin planen.

 

3. Teilen Sie die Arbeit auf: Aufstellung eines Teams

Da die Planung eines Events sehr umfangreich und zeitintensiv ist, braucht es die Zusammenstellung eines kompetenten Teams sowie eine klare Aufgaben-Verteilung. Legen Sie deshalb frühzeitig Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten fest. Erstellen Sie dazu auch einen Terminplan mit regelmäßigen Team-Besprechungen, um die Eventplanung effektiv voranzutreiben.

 

4. Gehen Sie ins Detail: Catering, Licht & Co.

Nachdem Sie die ersten Schritte gemeistert haben, können Sie in die Detailplanung gehen - jetzt ist eine ordentliche Portion Organisationstalent gefragt!

Legen Sie den Ablauf Ihres Events fest und planen diesen ganz genau.

Was brauchen Sie, um das Event zu einem vollen Erfolg zu machen? Gehen Sie auf die Suche nach Dienstleistern, die Sie unterstützen. Legen Sie sich fest und schließen Sie Verträge mit Caterern, Lichttechnikern und weiteren notwendigen Dienstleistern ab.

 

5. Gestalten Sie die Kommunikation: Einladungen, Plakate & Flyer

Laden Sie die Teilnehmer und Gäste frühzeitig ein, damit sich diese den Termin vormerken können. Gedruckte Einladungskarten geben dem Event dabei einen offiziellen Charakter und informieren Interessierte vorab. Denken Sie auch daran, Pressevertreter einzuladen und das Marketing rund um das Event zu planen. Machen Sie beispielsweise mit Plakaten, Bannern oder Flyern auf das Event aufmerksam.

6. Denken Sie an das Personal vor Ort

Kümmern Sie sich frühzeitig darum, dass genügend Personal während der Veranstaltung vor Ort ist. Dazu gehört, den Mitarbeitern Aufgaben zuzuteilen und die Kommunikation untereinander zu gewährleisten. Sie erleichtern es Ihren Gästen, helfendes Personal zu erkennen, wenn Ihr Team einheitliche Kleidung trägt, am besten noch mit passendem Branding.

7. Sorgen Sie für das passende Branding

Ob RollUps, Fahnen, Theken, Eintrittskarten – machen Sie mit individuell bedruckten Werbematerialien auf das Event aufmerksam und gewährleisten Sie so, dass die Teilnehmer Ihre Veranstaltung schnell und ohne Probleme finden. Dazu können auch Schilder dienen, die an Eingangstüren oder nahe den Parkplätzen den Weg zur Veranstaltung weisen.

 

8. Lassen Sie die Teilnehmer Goodies mitnehmen

Überlegen Sie sich, was die Teilnehmer während der Veranstaltung gut gebrauchen könnten und welches Give-Away sie noch lange an die Veranstaltung erinnert. Beispielsweise könnte sich der Teilnehmer mit Hilfe gebrandeter Blöcke und Stifte Notizen machen. Kleine Süßigkeiten, deren Verpackung das Logo abbildet, versüßen Ihren Gästen den Aufenthalt.

9. Begleiten Sie die Teilnehmer auch nach dem Event

Wenn Sie Ihren Event planen, denken Sie auch an die Zeit nach der Veranstaltung. Versorgen Sie die Teilnehmer mit Informationen, die helfen, das Event Revue passieren zu lassen. Senden Sie Ihnen die Präsentationen der Referenten zu. Geben Sie zudem die Möglichkeit, Fahrtkosten mit Hilfe eines Formulars abrechnen zu kommen.

All diese Goodies wie in Schritt 8 und 9 beschrieben, verhelfen Ihrem Event dazu, den Teilnehmern auch längerfristig gesehen positiv im Gedächntnis zu bleiben

 

10. Werten Sie das Event aus: Hat sich Ihr Event gelohnt?

Bevor Sie das nächste Event planen, lernen Sie aus Ihren Erfahrungen und von dem Feedback Ihres Teams sowie der Teilnehmer. Versenden Sie dazu beispielsweise ein Mailing mit einem Feedbackbogen und sichern Sie sich bestenfalls wertvolle Verbesserungsvorschläge, die Sie in die Planung Ihres nächsten Events mit einfließen lassen können.

 

Fazit: Die Summe der Details macht den Unterschied

Eine Veranstaltung wird als positiv wahrgenommen, wenn viele Faktoren und Details dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen.

Gehen Sie deshalb Schritt für Schritt und mit viel Liebe zum Detail bei der Planung Ihres Events vor. Überraschen Sie Ihre Teilnehmer mit diversen Goodies und bieten Sie Ihnen ein rundum gut organisiertes Event, von dem die Teilnehmer viel für sich mitnehmen können - je nachdem, was das Ziel der Veranstaltung ist. 

Druck.at steht Ihnen dabei als Partner für Werbematerialien gerne zur Seite. Um Ihr Event visuell besonders ansprechend zu gestalten sowie auch vorab in der Öffentlichkeit bereits auf Ihr Event aufmerksam zu machen, wenden Sie sich an das professionelle druck.at-Team

Entdecken Sie die Eventsets und Werbematerialien von druck.at >>

Kategorien