Check­lis­te: So planst du dein Event

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Checkliste: So planen Sie Ihr Event

Ein Event zu planen und umzusetzen ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. An alles zu denken und gleichzeitig den Überblick zu behalten, ist eine wahre Herausforderung. Plane deshalb dein Event frühzeitig und detailliert.

Wie du diese Aufgabe am besten angehst? Ganz einfach: Wir unterstützen dich mit unserer Checkliste und geben dir Tipps für deine Eventorganisation. Lade dazu am besten einfach hier unsere Checkliste als PDF herunter, drucke sie aus und hake ab.

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Mit diesen 10 Schritten behältst du bei der Planung deines Events den Überblick:

1. Stelle dir Fragen: Wer ist meine Zielgruppe?

Ganz am Anfang, sogar noch vor Beginn der Event-Organisation, sollte die Fragen stehen: Welches Ziel verfolge ich mit meiner Veranstaltung? Und wer ist infolgedessen meine Zielgruppe? Je genauer du Ziel und Zielgruppe definierst, desto besser kannst du deine Veranstaltung danach ausrichten und konkret planen.

2. Mache ein grobes Konzept: Ablauf, Anzahl der Teilnehmer & Budget

Verliere dich zu Beginn noch nicht in Details, sondern erstelle zunächst ein grobes Konzept für die Veranstaltung.

  • Wie soll das Event ungefähr ablaufen?
  • Wie viele Teilnehmer sollen in etwa kommen?
  • Wie viel Budget steht für die Veranstaltung zur Verfügung?

Anhand dieser Informationen kannst du die ersten, wichtigen Eckdaten für dein Event wie möglicher Ort und Termin planen.

3. Teile die Arbeit auf: Aufstellung eines Teams

Da die Planung eines Events sehr umfangreich und zeitintensiv ist, braucht es die Zusammenstellung eines kompetenten Teams sowie eine klare Aufgaben-Verteilung. Lege deshalb frühzeitig Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten fest. Erstelle dazu auch einen Terminplan mit regelmäßigen Team-Besprechungen, um die Eventplanung effektiv voranzutreiben.

4. Gehe ins Detail: Catering, Licht & Co.

Nachdem du die ersten Schritte gemeistert hast, kannst du in die Detailplanung gehen - jetzt ist eine ordentliche Portion Organisationstalent gefragt!

Lege den Ablauf deines Events fest und plane diesen ganz genau.

Was brauchst du, um das Event zu einem vollen Erfolg zu machen? Gehe auf die Suche nach Dienstleistern, die dich unterstützen. Schließe Verträge mit Caterern, Lichttechnikern und weiteren notwendigen Dienstleistern ab.

5. Gestalte die Kommunikation: Einladungen, Plakate & Flyer

Lade die Teilnehmer und Gäste frühzeitig ein, damit sich diese den Termin vormerken können. Gedruckte Einladungskarten geben dem Event dabei einen offiziellen Charakter und informieren Interessierte vorab. Denke auch daran, Pressevertreter einzuladen und das Marketing rund um das Event zu planen. Mache beispielsweise mit Plakaten, Bannernoder Flyernauf das Eventaufmerksam.

6. Denke an das Personal vor Ort

Kümmere dich frühzeitig darum, dass genügend Personal während der Veranstaltung vor Ort ist. Dazu gehört, den Mitarbeitern Aufgaben zuzuteilen und die Kommunikation untereinander zu gewährleisten. Du erleichterst es deinen Gästen, helfendes Personal zu erkennen, wenn dein Team einheitliche Kleidung trägt, am besten noch mit passendem Branding.

7. Sorge für das passende Branding

Ob Roll-ups, Fahnen, Theken, Eintrittskarten – mach mit individuell bedruckten Werbematerialien auf das Event aufmerksam und gewährleiste so, dass die Teilnehmer deine Veranstaltung schnell und ohne Probleme finden. Dazu können auch Schilder dienen, die an Eingangstüren oder nahe den Parkplätzen den Weg zur Veranstaltung weisen.

8. Lass die Teilnehmer Goodies mitnehmen

Überlege dir, was die Teilnehmer während der Veranstaltung gut gebrauchen könnten und welches Give-away sie noch lange an die Veranstaltung erinnert. Beispielsweise könnte sich der Teilnehmer mit Hilfe gebrandeter Blöcke und Stifte Notizen machen. Kleine Süßigkeiten, deren Verpackung das Logo abbildet, versüßen Ihren Gästen den Aufenthalt.

9. Begleite die Teilnehmer auch nach dem Event

Wenn du dein Events planst, denke auch an die Zeit nach der Veranstaltung. Versorge die Teilnehmer mit Informationen, die helfen, das Event Revue passieren zu lassen. Sende ihnen die Präsentationen der Referenten zu. Gib zudem die Möglichkeit, Fahrtkosten mit Hilfe eines Formulars abrechnen zu können.

All diese Goodies wie in Schritt 8 und 9 beschrieben, verhelfen deinem Event dazu, den Teilnehmern auch längerfristig gesehen positiv im Gedächtnis zu bleiben

10. Werte das Event aus: Hat sich das Event gelohnt?

Bevor du das nächste Event planst, lerne aus deinen Erfahrungen und von dem Feedback deines Teams sowie der Teilnehmer. Versende dazu beispielsweise ein Mailing mit einem Feedbackbogen und sichere dir bestenfalls wertvolle Verbesserungsvorschläge, die du in die Planung deines nächsten Events mit einfließen lassen kannst.

Fazit: Die Summe der Details macht den Unterschied

Eine Veranstaltung wird als positiv wahrgenommen, wenn viele Faktoren und Details dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen.

Gehe deshalb Schritt für Schritt und mit viel Liebe zum Detail bei der Planung deines Events vor. Überrasche deine Teilnehmer mit diversen Goodies und biete ihnen ein rundum gut organisiertes Event, von dem die Teilnehmer viel für sich mitnehmen können - je nachdem, was das Ziel der Veranstaltung ist. 

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